Tantangan Dalam Menerapkan Kaizen dan Strategi untuk Mengatasinya

Salah satu tantangan terbesar saat menerapkan kaizen ke bisnis adalah sifat sulit berubah. Siapa saja bisa memiliki sifat ini, baik karyawan, manajer, atau bahkan pelanggan. Umumnya mereka merasa kalau perubahan itu sesuatu yang menakutkan, mengganggu, dan merepotkan, apalagi kalau terjadi secara tiba-tiba dan dipaksakan. 

Untuk mengatasinya, kamu perlu membiasakan kejujuran, kolaborasi, sama pemberdayaan. Tiga hal ini nantinya akan membangun sebuah budaya yang “ramah perubahan”. Terus, ajak juga karyawan, manajer, atau pemangku kepentingan untuk menemukan masalah, brainstorming ide, dan menerapkan solusinya. Jangan lupa, komunikasikan keuntungan sama tujuan perubahan sesering mungkin, terus beri hadiah buat mereka yang berkontribusi positif. 

Strategi lainnya, kamu harus bisa mendorong para pemilik jabatan penting–termasuk kamu sebagai pemilik bisnis–untuk mempraktikkan kaizen secepat mungkin. Biasanya kalau perubahan datang dari atas, orang-orang yang ada di level bawah bisa langsung mengikuti. Tapi kalau datangnya dari bawah, butuh waktu lebih lama untuk mengubah budaya yang udah ada di perusahaan atau organisasi.

Menciptakan perubahan butuh sumber daya berupa waktu, modal, alat-alat, kemampuan, dan pengetahuan. Sumber daya yang terbatas kemungkinan besar bisa mempengaruhi kemampuanmu untuk menjalankan proses perubahan kayak pengujian, pengukuran, atau bahkan saat mempertahankan perubahan yang udah tercapai. 

Cara mengatasi tantangan ini adalah dengan fokus ke perbaikan yang paling penting dan harus segera dilakukan. Gunakan semua sumber daya untuk mewujudkan perubahan yang memang nggak bisa ditunda lagi. Habis itu, evaluasi apakah prosesnya berjalan baik atau nggak. Kemudian, sebisa mungkin cari tambahan sumber daya dari luar.

Tantangan yang ketiga ini agak sulit dihindari karena ada banyak faktor yang bisa mempengaruhi proses perubahan dengan kaizen. Mulai dari permintaan pelanggan, kondisi pasar, regulasi, sampai perubahan teknologi. Akibatnya, proses perubahan bisa jadi sangat kompleks dan variatif. Nah karena prosesnya kompleks dan variatif, kemungkinan kamu akan kesulitan mendefinisikan, mengukur, atau menstandarisasi proses dan hasilnya. 

Kalau mau mengatasi tantangan ini, kamu perlu merampingkan dan menyederhanakan prosesnya semaksimal mungkin. Gunakan data dan alat yang bisa membantu proses analisa masalah supaya kamu lebih cepat memahami penyebabnya. Kemudian, kamu juga harus bisa beradaptasi dengan kebutuhan pelanggan, gapapa kok menyesuaikan proses dengan kebutuhan pelanggan.

Tantangan yang terakhir adalah stagnasi dan rasa puas diri yang biasanya muncul setelah kamu berhasil mencapai beberapa perubahan awal. Umumnya dua tantangan ini terjadi saat kamu nggak lagi mencari peluang baru untuk berkembang, saat kamu udah puas dengan status quo, atau saat kamu udah nggak mood lagi untuk mengadopsi Kaizen. 

Untuk mengatasinya diperlukan komitmen kuat dan konsistensi dalam menerapkan Kaizen. Selain itu, kamu juga harus menetapkan tujuan serta target baru yang menantang sehingga kamu bisa terus berproses.