Manfaat Kaizen untuk Bisnis

Sistem kaizen sangat mendukung proses produksi yang efektif dan efisien karena mengandalkan sistem Produksi Tepat Waktu (Just In Time). Konsep utama dalam sistem ini adalah membuat produk sesuai dengan kebutuhan dan pesanan pelanggan. 

Dengan kata lain, proses produksi nggak dilakukan terus menerus sehingga nggak akan terjadi kelebihan produk. Terus biaya produksi dan sumber daya juga jadi lebih hemat.

Kaizen bisa banget mencegah pemborosan, baik dalam persediaan, pembelian, atau penjadwalan. Biasanya pencegahan ini dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:

• Memakai sistem kartu kanban
• Bikin produk yang kualitasnya bagus sejak awal
• Nggak menerima, memproses, atau menyerahkan produk yang cacat
• Membatasi jumlah produk yang datang
• Menghemat biaya pembelian
• Memperbaiki penanganan bahan bakunya
• Mencari pemasok yang kredibel.

Dalam kaizen ada konsep 5S yang biasa digunakan buat memperbaiki aliran produksi. Konsep 5S ini terdiri dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke. 

Seiri

Seiri itu proses memisahkan alat atau komponen yang ada biar kamu tahu mana alat yang dibutuhkan dan nggak dibutuhkan. Jadi alat yang mau dipakai bisa dicari dengan mudah. Jangan salah loh, kalau kamu mau memilahnya, pasti ada banyak barang yang nggak dibutuhkan untuk kegiatan produksi. Nah, seiri ini dipakai untuk memilih barang yang harus dibuang dan barang yang masih bisa digunakan. 

Seiton

Seiton adalah proses menyusun semua benda dengan rapi supaya mudah dikenali dan nggak sulit dicari. Biasanya penyusunannya menggunakan alat bantu kayak petunjuk nama atau tempat penyimpanan barangnya. 

Dengan menyusun semua benda, setiap orang bisa mengenali dan mengambil barang dengan mudah saat mau menggunakannya. Begitu juga saat mau mengembalikannya ke tempat penyimpanannya. 

Seiso

Ini adalah istilah untuk menjaga kerapian dan kebersihan di perusahaan. Artinya, semua wilayah, peralatan, barang, dan yang lainnya harus dibersihkan secara rutin sekaligus dijaga kerapiannya. Waktu melaksanakan pembersihannya biasa dibagi jadi dua, yaitu pembersihan tiap tahun dan tiap hari. 

Tujuan dari pembersihan ini untuk mencegah kerusakan alat, barang, atau bahan baku akibat kotoran kayak abu, sampah, tumpahan minyak, debu, atau yang lainnya. 

Seiketsu

Seiri, seiton, dan seiso bukan proses yang dilakukan sekali doang, tapi harus kontinyu. Nah, usaha untuk mempertahankan 3S tadi disebut seiketsu dalam bahasa Jepang. 

Seiketsu ini prinsip utamanya adalah mengusahakan perusahaan yang udah jadi baik bisa terus terpelihara. Kalau perusahaannya terawat baik, kamu bisa lebih mudah menemukan “keanehan” atau masalah. 

Shitsuke

Shitsuke bisa diartikan sebagai pemberian motivasi ke karyawan biar mereka terus aktif dalam perawatan dan perbaikan perusahaanmu sekaligus membuat mereka biasa mengikuti aturan. Di Jepang sana, shitsuke biasanya didukung dengan pengendalian diri para karyawan. Jadi manajemen nggak memberikan paksaan.

Kalau menerapkan kaizen, kamu harus bisa menjaga hubungan baik dengan pemasok biar produksi tetap lancar. Terus, kamu juga harus punya minimal satu pemasok yang lokasinya dekat ke perusahaan supaya mudah dijangkau dan menghemat biaya pengiriman.

Dalam Kaizen ada siklus yang dikenal dengan nama Plan, Do, Check, Act (PDCA). Siklus ini sering digunakan untuk menerapkan kaizen dalam bisnis, terutama yang berkaitan dengan peningkatan kualitas produk atau layanan. Biasanya perusahaan yang menerapkan siklus ini lebih mampu menjaga kelangsungan kaizen di tempatnya. 

Eniwei, Plan dalam siklus PDCA berarti menentukan target yang mau dicapai dan bagaimana langkah untuk mencapainya. Do adalah aksi nyata yang dilakukan untuk mencapai target. Check lebih ke evaluasi untuk menilai apakah peningkatannya sesuai harapan atau nggak. Terakhir, Act adalah standarisasi prosedur baru yang mau dipakai untuk mencegah muncul lagi masalah yang sama. 

Selama bisnis masih beroperasi, siklus PDCA ini harus berjalan non-stop. Jadi setiap kali mencapai target, hasilnya itu dijadikan target untuk perbaikan lagi. Artinya, nggak ada status quo di bisnis yang menggunakan PDCA sehingga kualitas—baik produksi maupun layanan—akan terus meningkat karena setiap orang punya target perbaikan yang jelas.

Bicara soal pelanggan, dalam bisnis ada dua jenis pelanggan, yaitu internal (yang ada di dalam perusahaan) dan eksternal (yang ada di luar perusahaan alias pasar). 

Umumnya, orang-orang yang punya bisnis akan selalu berurusan dengan pelanggan internal untuk membuat komitmen utama, yaitu menghasilkan produk atau layanan berkualitas tinggi. Alhasil, produk yang diciptakan kualitasnya nggak sembarangan. 

Kalau udah begitu, pelanggan eksternal yang ada di luar perusahaan pasti puas. Mereka nggak akan banyak protes gara-gara produk yang cacat, disfungsi, atau gangguan lainnya. Ketika sebuah bisnis bisa terus meningkatkan kepuasan pelanggan, umurnya pasti lebih panjang dari kompetitornya.